1 Những thủ thuật lý thú cho công việc văn phòng và soạn thảo văn bản (Phần 5) Sat Nov 03, 2012 7:57 pm
Admin
Admin
Những thủ thuật lý thú cho công việc văn phòng và soạn thảo văn bản (Phần 5)
Nếu
khảo sát trên Microsoft Word bạn phải thu thập và tổng hợp kết quả cho
khảo sát của mình thì khi sử dụng Google Docs bạn có thể nhanh chóng thu
được kết quả. Bài viết sau sẽ giúp bạn nắm được các tuyệt chiêu cho
Google Docs
III. CÁC "TUYỆT CHIÊU" CHO GOOGLE DOCS
1. THỰC HIỆN KHẢO SÁT TRỰC TUYẾN
Nếu khảo sát trên Microsoft Word bạn phải thu thập và tổng hợp kết quả cho khảo sát của mình thì khi sử dụng Google Docs bạn có thể nhanh chóng thu được kết quả. Để thực hiện, bạn vào http://docs.google.com rồi dùng tài khoản Gmail của mình để đăng nhập. Tiếp đó, bạn vào Create new > Form.
Hình 01
Bạn nhập tiêu đề, các thông tin ban đầu của cuộc khảo sát vào rồi đặt câu hỏi ở Question Title, tại Question Type
bạn chọn cách thức trả lời. Ở đây, chúng tôi sẽ làm ví dụ cụ thể với
các loại câu hỏi thường được sử dụng nhất. Nếu dạng câu hỏi cho phép lựa
chọn nhiều ý trả lời thì bạn chọn Checkboxes rồi nhập phương án chọn vào rồi bấm Click to add option hay phím Tab để thêm phương án khác. Khi muốn người thực hiện khảo sát đưa ra lựa chọn khác với các phương án đã đưa, bạn bấm add "Other". Nhập xong một câu hỏi thì bạn bấm Done.
Hình 02
Muốn thêm câu hỏi thì bạn vào Add item rồi chọn hình thức trả lời câu hỏi, ở đây tôi chọn Multiple choice (chỉ một một phương án trả lời duy nhất).
Hình 03
Bạn tiến hành nhập câu hỏi như ở trên rồi bấm Done để hoàn tất.
Hình 04
Với trường hợp chọn năm sinh, nghề nghiệp…thì bạn vào Add item > Choose from a list và thực hiện nhập câu hỏi cùng các lựa chọn trả lời, khi làm xong thì bạn bấm Done.
Hình 05
Với trường hợp đánh giá nhiều mức độ cho một số câu hỏi nào đó, bạn chọn Add item > Grid. Tại Column bạn chọn số cột (chính là số phương án chọn), rồi ở các dòng Column label bạn nhập lựa chọn trả lời vào. Question Title
ở đây là nơi nhập tiêu đề chung cho các câu hỏi và tại Row 1 label, Row
2 label,…bạn đưa ra tiêu chí hỏi. Thực hiện xong, bạn bấm Done để kết thúc.
Hình 06
Một điểm vẫn thường được dùng trong các cuộc khảo sát là thu thập ý kiến riêng của người tham gia, bạn vào Add item > Paragraph text rồi đặt tiêu đề ở Question Title rồi bấm Done là xong.
Hình 07
Tại mỗi câu hỏi, bạn có thể chỉnh sửa bằng cách bấm vào , bấm để nhân đôi và sửa lại nếu có câu hỏi khác tương đồng. Muốn xóa câu hỏi đi, bạn bấm rồi chọn Yes.
Hình 08
Để hoán đổi vị trí câu hỏi, bạn đưa chuột đến vị trí cần di chuyển rồi giữ chuột trái để kéo đi và thả vào chỗ mới.
Hình 09
Làm xong, bạn bấm Save ở góc phải để lưu kết quả thực hiện lại.
Hình 10
Khi cần xem lại toàn bộ nội dung đã nhập, bạn bấm vào liên kết ở You can view the published form here, đây chính là đường dẫn để thực hiện khảo sát trực tuyến.
Hình 11
Người tham gia khảo sát sau khi thực hiện các yêu cầu của cuộc khảo sát thì bấm Submit để gửi kết quả.
Hình 12
Khi hoàn tất việc soạn thảo nội dung cuộc khảo sát thì đóng cửa sổ soạn
thảo lại. Muốn chỉnh sửa thì bạn vào Google Docs và chọn All items
để chọn tất cả rồi mở tập tin thực hiện khảo sát lên, tập tin này sẽ có
định dạng bảng tính Excel và có tên là tên của cuộc khảo sát mà bạn đã
đặt.
Hình 13
Khi tập được mở ra, bạn vào Form > Edit form rồi thực hiện chỉnh sửa nội dung.
Hình 14
Muốn xem kết quả cuộc khảo sát, bạn vào Form > Show summary of responses.
Google Docs sẽ đưa ra thông tin rất chi tiết đến mức bạn phải ngạc
nhiên. Bạn sẽ biết được số người tham gia trả lời cũng như biểu đồ về tỉ
lệ trả lời, tùy vào dạng câu hỏi mà biểu đồ sẽ khác nhau. Ngoài ra, ở
đây cũng có thông tin về số lượt tham gia theo ngày. Công việc của bạn
là lấy kết quả chứ không cần phải tổng kết nữa.
Hình 15
Khi hết hạn thực hiện khảo sát, bạn vào Form và bỏ dấu chọn ở Accepting responses đi.
Ngoài ra, một điểm bạn cần biết là Google Docs cung cấp khá nhiều theme
cho bạn chọn để thực hiện khảo sát, muốn truy cập đến các theme này bạn
bấm vào nút Theme: tên theme rồi lựa chọn.
Hình 16
2. DÙNG GOOGLE DOCS ĐỂ TẠO TẬP TIN PDF
Nếu máy tính của bạn có sẵn phần mềm tạo tập tin PDF hay dùng Microsoft
Office 2007/2010 thì điều này khá đơn giản. Nhưng khi không thể tạo tập
tin PDF bằng "nội lực" thì bạn có thể nhờ đến Google Docs. Sau khi đăng
nhập, bạn bấm Upload.
Hình 17
Bạn bấm Select files to upload để chọn tập tin muốn
chuyển đổi, có thể chọn cùng lúc nhiều tập tin. Google Docs giới hạn
kích thước tập tin Word, Excel (.doc, .docx, .xls, .xlsx,…) là 1MB và
với các tập tin PowerPoint (.ppt., .pptx) là 10MB. Ngoài ra, bạn cũng có
thể kéo tập tin từ Windows Explorer và thả vào vùng Drag and drop files
here. Xong, bạn bấm Upload và chờ toàn bộ tập tin đã chọn được tải lên.
Hình 18
Trở về phần quản lý tập tin, bạn đánh dấu các tập tin cần chuyển rồi vào More actions > Export.
Hình 19
Tại Change all formats to bạn chọn PDF và bấm Download để tải. Google Docs hỗ trợ xuất cùng lúc đến 2 GB dữ liệu.
Hình 20
Nếu
khảo sát trên Microsoft Word bạn phải thu thập và tổng hợp kết quả cho
khảo sát của mình thì khi sử dụng Google Docs bạn có thể nhanh chóng thu
được kết quả. Bài viết sau sẽ giúp bạn nắm được các tuyệt chiêu cho
Google Docs
III. CÁC "TUYỆT CHIÊU" CHO GOOGLE DOCS
1. THỰC HIỆN KHẢO SÁT TRỰC TUYẾN
Nếu khảo sát trên Microsoft Word bạn phải thu thập và tổng hợp kết quả cho khảo sát của mình thì khi sử dụng Google Docs bạn có thể nhanh chóng thu được kết quả. Để thực hiện, bạn vào http://docs.google.com rồi dùng tài khoản Gmail của mình để đăng nhập. Tiếp đó, bạn vào Create new > Form.
Hình 01
Bạn nhập tiêu đề, các thông tin ban đầu của cuộc khảo sát vào rồi đặt câu hỏi ở Question Title, tại Question Type
bạn chọn cách thức trả lời. Ở đây, chúng tôi sẽ làm ví dụ cụ thể với
các loại câu hỏi thường được sử dụng nhất. Nếu dạng câu hỏi cho phép lựa
chọn nhiều ý trả lời thì bạn chọn Checkboxes rồi nhập phương án chọn vào rồi bấm Click to add option hay phím Tab để thêm phương án khác. Khi muốn người thực hiện khảo sát đưa ra lựa chọn khác với các phương án đã đưa, bạn bấm add "Other". Nhập xong một câu hỏi thì bạn bấm Done.
Hình 02
Muốn thêm câu hỏi thì bạn vào Add item rồi chọn hình thức trả lời câu hỏi, ở đây tôi chọn Multiple choice (chỉ một một phương án trả lời duy nhất).
Hình 03
Bạn tiến hành nhập câu hỏi như ở trên rồi bấm Done để hoàn tất.
Hình 04
Với trường hợp chọn năm sinh, nghề nghiệp…thì bạn vào Add item > Choose from a list và thực hiện nhập câu hỏi cùng các lựa chọn trả lời, khi làm xong thì bạn bấm Done.
Hình 05
Với trường hợp đánh giá nhiều mức độ cho một số câu hỏi nào đó, bạn chọn Add item > Grid. Tại Column bạn chọn số cột (chính là số phương án chọn), rồi ở các dòng Column label bạn nhập lựa chọn trả lời vào. Question Title
ở đây là nơi nhập tiêu đề chung cho các câu hỏi và tại Row 1 label, Row
2 label,…bạn đưa ra tiêu chí hỏi. Thực hiện xong, bạn bấm Done để kết thúc.
Hình 06
Một điểm vẫn thường được dùng trong các cuộc khảo sát là thu thập ý kiến riêng của người tham gia, bạn vào Add item > Paragraph text rồi đặt tiêu đề ở Question Title rồi bấm Done là xong.
Hình 07
Tại mỗi câu hỏi, bạn có thể chỉnh sửa bằng cách bấm vào , bấm để nhân đôi và sửa lại nếu có câu hỏi khác tương đồng. Muốn xóa câu hỏi đi, bạn bấm rồi chọn Yes.
Hình 08
Để hoán đổi vị trí câu hỏi, bạn đưa chuột đến vị trí cần di chuyển rồi giữ chuột trái để kéo đi và thả vào chỗ mới.
Hình 09
Làm xong, bạn bấm Save ở góc phải để lưu kết quả thực hiện lại.
Hình 10
Khi cần xem lại toàn bộ nội dung đã nhập, bạn bấm vào liên kết ở You can view the published form here, đây chính là đường dẫn để thực hiện khảo sát trực tuyến.
Hình 11
Người tham gia khảo sát sau khi thực hiện các yêu cầu của cuộc khảo sát thì bấm Submit để gửi kết quả.
Hình 12
Khi hoàn tất việc soạn thảo nội dung cuộc khảo sát thì đóng cửa sổ soạn
thảo lại. Muốn chỉnh sửa thì bạn vào Google Docs và chọn All items
để chọn tất cả rồi mở tập tin thực hiện khảo sát lên, tập tin này sẽ có
định dạng bảng tính Excel và có tên là tên của cuộc khảo sát mà bạn đã
đặt.
Hình 13
Khi tập được mở ra, bạn vào Form > Edit form rồi thực hiện chỉnh sửa nội dung.
Hình 14
Muốn xem kết quả cuộc khảo sát, bạn vào Form > Show summary of responses.
Google Docs sẽ đưa ra thông tin rất chi tiết đến mức bạn phải ngạc
nhiên. Bạn sẽ biết được số người tham gia trả lời cũng như biểu đồ về tỉ
lệ trả lời, tùy vào dạng câu hỏi mà biểu đồ sẽ khác nhau. Ngoài ra, ở
đây cũng có thông tin về số lượt tham gia theo ngày. Công việc của bạn
là lấy kết quả chứ không cần phải tổng kết nữa.
Hình 15
Khi hết hạn thực hiện khảo sát, bạn vào Form và bỏ dấu chọn ở Accepting responses đi.
Ngoài ra, một điểm bạn cần biết là Google Docs cung cấp khá nhiều theme
cho bạn chọn để thực hiện khảo sát, muốn truy cập đến các theme này bạn
bấm vào nút Theme: tên theme rồi lựa chọn.
Hình 16
2. DÙNG GOOGLE DOCS ĐỂ TẠO TẬP TIN PDF
Nếu máy tính của bạn có sẵn phần mềm tạo tập tin PDF hay dùng Microsoft
Office 2007/2010 thì điều này khá đơn giản. Nhưng khi không thể tạo tập
tin PDF bằng "nội lực" thì bạn có thể nhờ đến Google Docs. Sau khi đăng
nhập, bạn bấm Upload.
Hình 17
Bạn bấm Select files to upload để chọn tập tin muốn
chuyển đổi, có thể chọn cùng lúc nhiều tập tin. Google Docs giới hạn
kích thước tập tin Word, Excel (.doc, .docx, .xls, .xlsx,…) là 1MB và
với các tập tin PowerPoint (.ppt., .pptx) là 10MB. Ngoài ra, bạn cũng có
thể kéo tập tin từ Windows Explorer và thả vào vùng Drag and drop files
here. Xong, bạn bấm Upload và chờ toàn bộ tập tin đã chọn được tải lên.
Hình 18
Trở về phần quản lý tập tin, bạn đánh dấu các tập tin cần chuyển rồi vào More actions > Export.
Hình 19
Tại Change all formats to bạn chọn PDF và bấm Download để tải. Google Docs hỗ trợ xuất cùng lúc đến 2 GB dữ liệu.
Hình 20