1 Những thủ thuật lý thú cho công việc văn phòng và soạn thảo văn bản (Phần 2) Sat Nov 03, 2012 7:59 pm
Admin
Admin
Những thủ thuật lý thú cho công việc văn phòng và soạn thảo văn bản (Phần 2)
Với
những văn bản được chia làm nhiều chương mục như báo cáo, tiểu luận,
luận văn, hoặc đồ án …thì việc tạo mục lục sẽ rất cần thiết. Có thể khi
sử dụng Office 2003 bạn đã từng thao tác tạo mục lục tự động nhưng sang
đến phiên bản 2010 thì cách thức sử dụng sẽ khác hơn. Ở phần này chúng
tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết hơn về điều này.
3. CÁCH TẠO MỤC LỤC CHO VĂN BẢN
Với những văn bản được chia làm nhiều chương mục như báo cáo, tiểu luận,
luận văn,…thì việc tạo mục lục sẽ rất cần thiết. Để tạo mục lục, bạn
bắt đầu từ việc tạo một style bằng cách vào thẻ Home và bấm ở nhóm Styles.
Hình 01
Trong danh sách của Styles, bạn bấm (New Style).
Hình 02
Bạn đặt tên cho style tại Name, ở Formating bạn chọn font chữ, cỡ, kiểu, màu chữ, canh lề,…
Hình 03
Tiếp theo, bạn bấm vào nút Format > Numbering để chọn hình thức đánh số.
Hình 04
Trong thẻ Numbering bạn chọn kiểu đánh số đề mục ở Numbering Library rồi bấm OK. Nếu muốn định nghĩa một kiểu mới thì bạn bấm vào Define New Number Format và thực hiện.
Hình 05
Trở ra, bạn bấm Format lần nữa và chọn Paragraph để thiết lập canh lề, tại thẻ Indents and Spacing bạn canh lề trái, phải lần lượt ở Left và Right, đồng thời chọn cách dòng ở Special rồi bấm OK. Để hiểu rõ về các lựa chọn ở đây, bạn nên làm thử nghiệm và xem trước.
Hình 06
Cứ thế, tùy theo số lượng đề mục mà bạn tạo số lượng style tương ứng.
Bước tiếp theo, bạn bôi đen phần tiêu đề muốn gán style rồi tại nhóm
Styles bạn chọn kiểu theo nguyên tắc các tiêu đề cùng cấp (ví dụ I, II,
III hay 1, 2, 3) sẽ có cùng style. Đề mục sẽ được định dạng như bạn đã
chọn khi tạo style và tự động đánh số thứ tự.
Hình 07
Khi đã quen và hiểu về nguyên lý làm việc, bạn có thể không cần tạo style mới nữa mà hãy bấm chuột phải vào Heading 1, Heading 2 hay Heading 3 và chọn Modify rồi thực hiện sửa lại theo ý mình.
Hình 08
Muốn chèn mục lục, bạn đưa chuột đến vị trí cần chèn (đầu hoặc cuối văn bản) rồi vào thẻ References, trong nhóm Table of Contens bạn bấm Table of Contens và chọn Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2. Nếu các kiểu đã chọn không làm bạn hài lòng thì hãy chọn Insert Table of Contents.
Hình 09
Khi có nhiều cấp đề mục quá sẽ dẫn đến mục lục khá dài, bạn có thể giảm bớt bằng cách chỉ định số cấp tại Show levels. Muốn lấy mục lục từ những style nhất định nào đó, bạn bấm Options.
Hình 10
Bạn xóa giá trị TOC level ở cấp đề mục mà không muốn làm mục lục rồi bấm OK hai lần để chèn mục lục.
Hình 11
Khi có sự thay đổi về đề mục, bạn đưa chuột vào vùng chứa mục lục rồi bấm chuột phải > Update Field.
Hình 12
Nếu chỉ có thay đổi về số trang, bạn chọn Update page numbers only rồi bấm OK, nếu có thay đổi ở đề mục thì bạn chọn Update entire table để làm mới hoàn toàn mục lục.
Với
những văn bản được chia làm nhiều chương mục như báo cáo, tiểu luận,
luận văn, hoặc đồ án …thì việc tạo mục lục sẽ rất cần thiết. Có thể khi
sử dụng Office 2003 bạn đã từng thao tác tạo mục lục tự động nhưng sang
đến phiên bản 2010 thì cách thức sử dụng sẽ khác hơn. Ở phần này chúng
tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết hơn về điều này.
3. CÁCH TẠO MỤC LỤC CHO VĂN BẢN
Với những văn bản được chia làm nhiều chương mục như báo cáo, tiểu luận,
luận văn,…thì việc tạo mục lục sẽ rất cần thiết. Để tạo mục lục, bạn
bắt đầu từ việc tạo một style bằng cách vào thẻ Home và bấm ở nhóm Styles.
Hình 01
Trong danh sách của Styles, bạn bấm (New Style).
Hình 02
Bạn đặt tên cho style tại Name, ở Formating bạn chọn font chữ, cỡ, kiểu, màu chữ, canh lề,…
Hình 03
Tiếp theo, bạn bấm vào nút Format > Numbering để chọn hình thức đánh số.
Hình 04
Trong thẻ Numbering bạn chọn kiểu đánh số đề mục ở Numbering Library rồi bấm OK. Nếu muốn định nghĩa một kiểu mới thì bạn bấm vào Define New Number Format và thực hiện.
Hình 05
Trở ra, bạn bấm Format lần nữa và chọn Paragraph để thiết lập canh lề, tại thẻ Indents and Spacing bạn canh lề trái, phải lần lượt ở Left và Right, đồng thời chọn cách dòng ở Special rồi bấm OK. Để hiểu rõ về các lựa chọn ở đây, bạn nên làm thử nghiệm và xem trước.
Hình 06
Cứ thế, tùy theo số lượng đề mục mà bạn tạo số lượng style tương ứng.
Bước tiếp theo, bạn bôi đen phần tiêu đề muốn gán style rồi tại nhóm
Styles bạn chọn kiểu theo nguyên tắc các tiêu đề cùng cấp (ví dụ I, II,
III hay 1, 2, 3) sẽ có cùng style. Đề mục sẽ được định dạng như bạn đã
chọn khi tạo style và tự động đánh số thứ tự.
Hình 07
Khi đã quen và hiểu về nguyên lý làm việc, bạn có thể không cần tạo style mới nữa mà hãy bấm chuột phải vào Heading 1, Heading 2 hay Heading 3 và chọn Modify rồi thực hiện sửa lại theo ý mình.
Hình 08
Muốn chèn mục lục, bạn đưa chuột đến vị trí cần chèn (đầu hoặc cuối văn bản) rồi vào thẻ References, trong nhóm Table of Contens bạn bấm Table of Contens và chọn Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2. Nếu các kiểu đã chọn không làm bạn hài lòng thì hãy chọn Insert Table of Contents.
Hình 09
Khi có nhiều cấp đề mục quá sẽ dẫn đến mục lục khá dài, bạn có thể giảm bớt bằng cách chỉ định số cấp tại Show levels. Muốn lấy mục lục từ những style nhất định nào đó, bạn bấm Options.
Hình 10
Bạn xóa giá trị TOC level ở cấp đề mục mà không muốn làm mục lục rồi bấm OK hai lần để chèn mục lục.
Hình 11
Khi có sự thay đổi về đề mục, bạn đưa chuột vào vùng chứa mục lục rồi bấm chuột phải > Update Field.
Hình 12
Nếu chỉ có thay đổi về số trang, bạn chọn Update page numbers only rồi bấm OK, nếu có thay đổi ở đề mục thì bạn chọn Update entire table để làm mới hoàn toàn mục lục.